団体がゆうちょ口座を開設するには

 サークルや親睦会など、任意団体名義での口座開設に必要な事柄をまとめました。以前、団体口座を開設するときの書類に不備があり、郵便局の方に色々と御迷惑をおかけしたので、そのような事が減れば良いと思ったのがきっかけです。つたない記事ではありますが、これから口座を開設する方のお役に立てれば幸いです。
 個人の本人確認資料は、運転免許証やマイナンバーカードですが、団体口座の場合は規約により、その組織が人格なき社団である事を証明します。また、当該団体の活動実績を証明する資料も提示します。総合口座は、団体名を省略したり屋号や匿名での開設は不可能です。以下に、団体規約・名簿・議事録のテンプレートや手引きを掲載しましたので、口座開設の参考になさってください。

任意団体の口座開設、ゆうちょ銀行の総合口座通帳見本

目次
① 団体口座の開設に必要なもの
② 団体規約の例
③ 会員名簿の例
④ 総会議事録の例
※ 最下部に、関連ページへのリンクが有ります。



① 口座開設に必要なもの


1.団体規約の写し

・規約の記載事項については、名称所在地設立年月日構成員の資格目的事業内容などが確認されます。

・規約の写し余白に、会長が以下の様に記入し署名捺印します。(会長が証明に記入する住所=会長住所)

この規約の記載内容について事実と相違ないことを証明します。
△△県□□市◇◇町1-2-3
○○会
会長 ○○ ○○ 印

2.会員名簿

・会員名簿の提示が必須なのは、架空の団体でなく、実体のある団体なのだと明示する意味合いも含まれるようです。また、多数決を行うに足る人数を有しているかも確認されると思います。

・名簿に役員の記載があれば、代表者や会計担当者などを確認する資料としても使えますので、役職欄を設ける事をおすすめします。

3.活動実績を証明する資料

・団体の活動実績が確認できる書類は主に、次の物が該当するそうです。

❶ 総会議事録
ページ下部に見本があります。

❷ 総会招集通知
招集の案内は、事業報告・決算報告・監査報告・付議議案・委任状などから構成されます。

❸ 会合の案内
PTA・保護者会、クラス会、同窓会などの案内

❹ 団体活動の事業成果物
出版物・刊行物

❺ Webサイトの活動履歴
PTAや部活動など、所属校のホームページに、活動実績を掲載している任意団体もありますね。

・団体口座を開設できるか否かは準備する資料にも左右されます。正確かつ具体的で詳しい資料を揃える事が、口座開設(審査クリア)への大きな一歩です。

・新規に設立した団体で、明確な活動実績が無い場合には、起ち上げた際の「設立総会議事録」と、その総会で議決された「設立時の事業計画書」が活動実績の確認資料に該当するそうです。

4.申込者の本人確認書類

・運転免許証、マイナンバーカードなど、顔写真入りの本人確認書類1点、これらの書類が手元に無い場合など、詳しくはゆうちょ銀行の本人確認書類一覧をご覧ください。

・名簿などの書類で確認ができれば、団体口座の取扱者を会長でなく会計に設定可能だそうです。

※その場合でも、規約への証明をするのは会長(当該団体の代表者)です。

5.印鑑(届け出印)

・ゴム印や浸透印は、変形したり、磨滅しやすいので使用できません。

・団体名の印鑑、代表者名の印鑑、どちらでも登録可能です。しかし、改印を伴う代表者変更は複雑らしいので、通帳の引き継ぎに配慮するなら団体名の印鑑が適していると思います。

・ちなみに「犬」や「猫」など、好みのデザインで作成した印章も使えるそうです。

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② 規 約 の 見 本



○○会規約

第1条 名 称

本会は、○○会 と称する。

第2条 目 的

本会の活動を通じて会員相互の親睦と理解を深め、互いの人格の向上を図ることを目的とする。

第3条 事 業

本会の事業年度は毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終わる。

1)地方公共団体が開催する社会活動に参加する。

2)その他、前条の目的を達成する為の事業を行なう。

第4条 会 員

会員は本会の目的に賛同し、事務局に入会申込書の提出を行った個人とする。

第5条 負担金

年度途中に入会する会員の年会費は月割りとする。
事業年度始に徴収する年会費を◆◆◆◆円とする。
納入後の負担金は、理由の如何を問わず返還しない。

第6条 経 費

本会の経費は、会費及びその他の収入をもってあてる。

第7条 役 員

1本会に、次の役員を置く。
(1)会 長   1名

(2)副会長   1名
(3)会 計   1名
(4)監 事   1名

2役員は総会において、会員の互選により、過半数の同意をもって選任する。
役員の任期は1年とする。
ただし、再任を妨げない。

3会長は会務を総括し、会を代表する。

4副会長は、会長を補佐し、会長に事故あるときは、その職務を代理する。

5会計は、会の出納事務を処理し、それらに関する帳簿及び書類を管理する。

6監事は、会の財産や業務執行の状況を監査する。

7役員が規約に違反した場合、又は本会の名誉を傷つける行為をした場合は、総会の議決により解任することができる。

第8条 予 算

会長は収入ならびに支出の予算を立案して総会に提出し過半数の同意をもって承認を得るものとする。

第9条 決 算

会長は内規に定める様式で決算を行い、総会で過半数の承認を得るものとする。
本会の会計年度は毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終わる。

第10条 総 会

この会の定時総会は事業年度終了後に開催し、必要のつど臨時総会を開くことができる。

1総会の招集は会長が行う。

2総会の議長は会長が務める。

3会員は必要に応じて、議決事項を提示して臨時総会の招集を請求することができる。

4総会は会員の2分の1以上の者が出席しなければ、会議を開き議決することはできない。
但し書面表決書または委任状をもって出席とみなすことができる。

5議案の決議は出席者の過半数の賛成でこれを決し、可否同数のときは議長の決するところによる。

6総会の決議事項及び報告事項は、次のとおりとする。

(1)規約の改正に関する事項

(2)会員の加入及び脱退に関する事項

(3)事業報告及び決算、事業計画及び予算

(4)役員の改選

(5)その他必要と認めた事項

第11条 総会の議事録

総会の議事については、議長が次の事項を記載した議事録を作成しなければならない。

(1)日時及び場所

(2)会員の現在数及び出席者数(書面表決者及び表決委任者を含む)

(3)開催目的、審議事項及び議決事項

(4)議事の経過の概要及びその結果

(5)議事録署名人の選任に関する事項

2議事録には、議長及びその会議において選任された議事録署名人2名以上が署名捺印しなければならない。

議事録は会長が保管し、会員の請求があったときは、議事録を閲覧させなければならない。

第12条 届出事項の変更

会員は、氏名、住所、郵送先等入会申込書の記載事項に変更が生じた場合は、ただちに事務局に届け出る事とする。

第13条 退 会

事務局への退会届けの提出をもって退会とする。
会員の退会は何人も是を妨げてはならない。

第14条 解 散

本会の解散については、総会において3分の2以上の決議を得なければならない。
本会の解散に伴う残余財産の処分については総会の議決による。

第15条 所在地

本会の所在地を次のとおりとする。
△△県□□市◇◇町1-2-3

第16条 附 則

本会の設立年月日は、平成28年4月1日とする。
本規約は、平成28年4月1日制定し、即日これを施行する。
本規約は、平成29年4月2日一部改定し、即日これを施行する。

ゆうちょ銀行・団体の口座開設・証明記述と署名捺印の画像

・ゆうちょ銀行や郵便局にて確認されると思われる部分を赤文字にしました。上記雛形の第2条目的、第3条事業の項目については、会の活動に則した文言に修正してください。
・第12条届出事項の変更、第13条退会、第14条解散などの項目は省いても、窓口で照会を受ける事は無いと思います。また、付加するのであれば、役員会や事務局、書類の管理に関する項目などでしょうか…。いずれにせよ、実際の運営を考慮した内容にすることが重要です。
・ちなみに上記フォーマットは、任意団体がネットバンクの口座を開設するのに必要な条件も満たしていると思います。

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③ 名 簿 の 見 本


・会員名簿には、役職氏名住所の欄を設けるようにしましょう。
・提出する名簿や資料に記載された個人情報ですが、口座開設に無関係な項目やセンシティブ情報は、取得しないようです。

ゆうちょ銀行・団体の口座開設・会員名簿フォーマットの画像

 平成29年10月から、活動実績の証明資料と名簿の提示が必須になったそうです。準備した書類や資料は、窓口でコピーをして、原本は返却してもらえます。
 例えば、法人が口座を開設する場合ですが、ゆうちょ銀行の法人口座を開設する際の審査についてのページに、事務センターの審査が通らないときは希望に添えない場合がある旨の記述があります。「法人登記がされている株式会社などでも、断られるケースがある。」という事を考慮し、資料内の誤字や日付の誤りも慎重にチェックしましょう。窓口の検査で不備が発見されても、こちらの努力が伝われば、詳しく丁寧なアドバイスが貰えると思います。

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④ 総会議事録の見本



○○会 第2回 定時総会議事録

1、日 時

平成29年4月2日
○○時○○分 開会
○○時○○分 閉会

2、場 所

▼▼県◆◆市▲▲町123
シビックホール会議室

3、現在の会員数

○○人

4、出席者数

○○人 (うち表決委任者○人)

5、総会に付議された議案

・第一号議案 平成28年度の決算報告

・第二号議案 平成29年度の事業計画および予算

・第三号議案 任期満了に伴う役員選出

6、議事の審議経過要領

会長○○○○は、規約第10条2項の規定に基づき議長に就任し、定足数に足る会員の出席により総会が成立する旨を述べる。
○○時○○分に開会を宣言した。

第一号議案
平成28年度の決算報告に関して、招集通知に添付した収支決算報告書をもとに会長から詳細な説明が行われた。監事より、招集通知に添付した監査報告書のとおり、計算書類を精査した結果は正確かつ適正であったと報告がされる。 質疑応答後に議長が承認を求め、異議なく承認された。

・昨年度の事業報告について、招集通知に添付した事業報告書をもとに会長から詳細な説明が行われた。監事より、招集通知に添付した監査報告書のとおり、事業記録を精査した結果は正確かつ適正であったと報告がされる。 質疑応答後に議長が承認を求め、異議なく承認された。

第二号議案

・本年度の事業計画について事業計画書を基に会長から詳細な説明が行われた。 慎重審議の後に、議長が承認を求め、異議なく承認された。

・本年度の予算について収支計画書を基に会長から詳細な説明が行われた。 慎重審議の後に、議長が承認を求め、異議なく承認された。

第三号議案
任期満了に伴う役員選出について、規約第7条に従い選任にあたる。

・会長に○○○○と▼▼▼▼の2名の立候補者があり、両人が会の運営方針や抱負を述べた後に、投票を行った結果、○○○○の得票数XX票、▼▼▼▼の得票数YY票、○○○○の得票数が▼▼▼▼の得票数を上回ったため○○○○が会長に選任された。また、当該総会終結の時から就任する旨を議決した。

・副会長に自薦する者が現れず、●●●●を副会長に再任したい旨、議長の上程があり、全員一致で選任され、同時に被選任者は席上この副会長就任を承諾する。また、当該総会終結の時から就任する旨を議決した。

・会計に自薦する者が現れず、会員▲▲▲▲から◎◎ ◎◎を会計に推薦する上程があり、全員一致で選任され、同時に被選任者は席上この会計就任を承諾する。また、当該総会終結の時から就任する旨を議決した。

・監事に自薦する者が現れず、会員◆◆◆◆から■■■■を監事に推薦する上程があり、全員一致で選任され、同時に被選任者は席上この監事就任を承諾する。また、当該総会終結の時から就任する旨を議決した。

・当会の通例で、会の所在地は会長住所と同じくしており、新たに就任する会長住所に変更すべきと上程があり、本会所在地を△△県□□市◇◇町1-2-3に変更する旨、全員一致で議決した。
あわせて、当該総会終結の時から所在地を変更する旨を議決した。

○○時○○分、議長が、総会の全日程を終了した旨を述べ、閉会の宣をした。

7、議事録署名人に関する事項

議長より、規約第11条2項に従い議事録署名人として、本日出席の★★★★氏と☆☆☆☆氏の2名を選任したいとの提案があり、これを議場に諮ったところ全員異議なく、承認可決決定しました。

8、総会で承認、決議された事項

1決算
平成28年度の計算書類は、正確かつ適正である旨を承認可決した。
平成28年度の事業記録は、正確かつ適正である旨を承認可決した。
主な活動内容

平成28年4月17日
シビック春の清掃大会でサークル部門へ参加

平成28年10月10日
シビック運動会へ団体出場

平成28年11月12日
シビックマラソンの沿道整理ボランティアに、任意団体枠で参加

事業計画
平成29年度の事業計画は、適正である旨を承認可決した。
主な活動計画

シビック春の清掃大会でサークル部門へ参加
シビック運動会へ団体出場
シビックマラソンの沿道整理ボランティアに、任意団体枠で参加
シビック秋の清掃大会でサークル部門へ参加

3予算
平成29年度の収支計画書に沿って執行する旨を承認可決した。

役員の選任「会長」
次の者を会長に選任した。
会長住所 △△県□□市◇◇町1-2-3
会長氏名 ○○○○
就任時期を当該総会終結の時からとする旨を議決した。

5役員の選任「副会長」
次の者を副会長に選任(再任)した。
副会長住所 △△県□□市▲▲町2-2-2
副会長氏名 ●●●●
就任時期を当該総会終結の時からとする旨を議決した。

6役員の選任「会計」
次の者を会計に選任した。
会計住所 △△県□□市☆☆町3-2-1
会計氏名 ◎◎◎◎
就任時期を当該総会終結の時からとする旨を議決した。

7役員の選任「監事」
次の者を監事に選任した。
監事住所 △△県□□市☆☆町3-2-1
監事氏名 ◆◆◆◆
就任時期を当該総会終結の時からとする旨を議決した。

所在地の変更
本会の所在地を次のとおり変更する旨を議決した。
△△県□□市◇◇町1-2-3
移転の時期を当該総会終結の時からとする旨を議決した。


上記決議を明確にするため、この議事録を作成し、議長並びに議事録署名人において以下に署名捺印する。

平成29年4月2日
 議    長 ○○ ○○ 印
 議事録署名人 ★★ ★★ 印
 議事録署名人 ☆☆ ☆☆ 印

 議事録には決まったフォーマットがありませんので、発言の趣旨は簡潔に、会議に出席しなかった人が読んでも分かりやすい内容で作成しましょう。口座開設した後の事ですが、代表者変更届け・住所変更届けの際には、役員の変更日や住所の移転日を明示する必要があります。議事録作成者は、議決された役員の就任時期や所在地の移転時期を明確に記録しましょう。


✽実際に、ゆうちょ銀行や郵便局へ出向いたときですが、「人格なき社団・権利能力なき社団」という用語で伝えるよりも「部活動の口座」とか「旅行会の口座」というように具体的に話した方が、初歩から細かく案内して貰えると思います。ちなみに、屋号や別名、ペンネームの口座という表現をすると、個人事業主(フリーランサー)が開設する振替口座の件で来店したと受けとめられますので注意が必要です。
それと、窓口の方は、必要書類の内容に関して「ゆうちょ銀行の要件に合わせて○○の箇所を△△に書き換えて下さい。」などと直接的な発言ができない様なので、それを察した上手な受け答えをしましょう。


✽最終的に口座を解約する場合ですが、以下の四点が必要だそうです。

①貯金通帳

②キャッシュカード

③お届け印

④口座代表者の本人確認書類
(運転免許証など)

※キャッシュカードを申し込んでいない場合に必要なのは①③④の三点です。また、キャッシュカード紛失中の場合も①③④の三点で解約できるそうです。規約等も不要ですし、解約のハードルは低いと思います。(万が一、カードを紛失してしまった場合は亡失届けを出すなど、適切な対応をとりましょう。)

◆このリンクは、今回の口座開設には無関係です。会の役員等が変更になった場合の参考までに、任意団体口座の引き継ぎ、代表者変更(名義変更)・住所変更・お届け印変更の必要書類一覧です。

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