任意団体の口座開設 規約など必要書類
サークルや親睦会等の任意団体名義で、ゆうちょ銀行の口座開設に必要な事柄を解説いたします。任意団体の口座開設は、団体規約を用いて、人格なき社団としての主要な点を明らかにします。準備する書類のポイントや団体規約・名簿・議事録・収支報告書のテンプレート、団体の活動実績がわかる資料についてまとめましたのでご利用ください。
更新日 2022年4月23日
◆ 目次
① 口座開設に必要なもの
② 団体規約の見本
③ 団体名簿の見本
④ 総会議事録の見本 New
⑤ 収支報告書の見本 New
① 口座開設に必要なもの
１．団体の規約
・かつては、窓口に必要書類を提出すれば、その場で口座開設できましたが、現在は貯金事務センターの審査に１ヶ月程度必要で、その審査をクリアすれば、新規の通帳が郵送されてきます。規約は審査結果を左右する重要な書類ですから慎重に準備しましょう。
・規約の中に「別に定める」とか「内規に定める」等の委任規定が設けてある場合は、その細則や内規も用意した方がいいと思います。
・規約が準備できたら、余白に会長が以下の様に記入し署名捺印します。（ここで記入する住所は会長さんの住所です。）
この規約の記載内容について事実と相違ないことを証明します。
△△県□□市◇◇町１－２－３
会長 ○○ ○○ 印
２．活動実績を証明する資料
・活動実績がわかる資料の例をいくつか挙げてみますが、他にも色々あると思いますので、皆様の団体に適した活動資料を準備して下さい。
❶ 総会招集通知
招集通知の構成は、事業報告・決算報告・監査報告・付議議案・委任状等です。
まとまった資産を保有する団体は、期末の財産目録も添付しているようです。
マンション管理組合等は、総会招集通知の提出が望ましいかと思います。
❷ 会合の案内
ＰＴＡ・保護者会、同窓会などの案内や関係書類です。
いわゆる同窓会ですが、歴代の卒業生が一丸となり、日頃から母校の発展に寄与する為の活動をしている同窓会は、審査書類が簡単に揃うでしょう。一方、会員が数年ごとに集まり、恩師の方々と会食をするだけの同窓会ですと、人格なき社団としての書類を準備するのは、ほぼ不可能です。
❸ 事業成果物
出版物・刊行物などだそうです。学会や大学のサークルは専門誌を出版しますし、町内会（自治会）や子供会が活動記録のブックレットを発行している場合もありますね。
近ごろコンクール等の賞を受賞したり、表彰を受けた団体は、賞状や表彰状と関係書類が事業成果物とみなせるようです。
❹ Ｗｅｂサイトの活動履歴
ＰＴＡや部活動などでは、ホームページを設けて活動実績を周知しているところが多いですね。印刷する際は、古い年代の活動実績でなく、新しい年代のページを印刷するようにし、印刷設定で余白にURLを入れるようにしましょう。
３．団体の名簿
・団体の名簿が必要なのは、架空の団体でなく、実体のある団体なのだと明示する意味合いも含まれるようです。また、多数決を行うに足る人数を有しているかも確認するそうです。
・名簿に役員の記載があれば、代表者や会計担当者などを確認する資料としても使えますので、役職欄を設ける事をおすすめします。また、国や地方公共団体に助成金の申請をしている団体は、役員名簿として歴代役員の住所、氏名、就任時期や報酬を受けた期間の一覧票を作成し保管していると思います。
４．総会議事録
・New 2020年8月3日から、新たに追加された必要書類です。
・総会議事録は、団体の最高意思決定機関である総会で、どのような議案が審議されて決議されたか、また議決までの過程が健全な内容であったかなど、議事の経過や要旨を記録する重要な書類です。
・設立から間もない人格なき社団では、定時総会議事録が用意できないため、設立総会議事録を提出するそうです。
５．収支報告書
・New 2020年8月3日から、新たに追加された必要書類です。
・備え付け書類として、定時総会で承認を受けた収支報告書があるかと思います。
・第１回目の期末決算が未到来の新しい団体は、収支報告書がありませんので、活動実績がわかる資料の一部として、設立総会で承認された活動予算書を準備する団体もあるようです。
６．申込者の本人確認書類
・運転免許証、マイナンバーカードなど、顔写真入りの本人確認書類１点、これらの書類が手元に無い場合など、詳しくは口座開設時の本人確認書類をご覧ください。
７．印鑑（届け出印）
・ゴム印や浸透印は、変形したり磨滅しやすいので、銀行印としては使用できません。
・団体名の印鑑、代表者名の印鑑、どちらでも申込可能ですが、改印を伴う代表者変更は複雑らしいので、通帳の引き継ぎに配慮するなら団体名の印鑑が適していると思います。
✿「ここまで読んだけど、私達の会には規約と名簿しかない…。」と思われた方、他の銀行やＪＡバンク、信用金庫でも団体口座が申し込めます。実際に検索すると他の銀行やＪＡ、信金のいくつかはシンプルな必要書類なので、準備も早いし簡単な点でおすすめです。
② 団体規約の見本
✿ 団体の名称・設立年月日・所在地は、特に厳密な記載が求められます。
✿ 団体の代表者の定義は明確に記載されていますか？
✿ 事務所を移転したばかりの団体や、新しい団体に多いと思いますが、団体名義の郵便物は問題なく届いていますか？郵便関係の手続きを怠ると、届くはずの通帳やキャッシュカードが配達されないので注意が必要です。
○○会 規約
第１条 名 称
本会は、○○会 と称する。
第２条 目 的
本会の○○活動を通じて会員相互の親睦と理解を深め互いの人格の向上を図るとともに、○○文化の普及発展に寄与する事を目的とする。
第３条 事 業
本会は前条の目的を達成するために、次の項目に該当する事業を行う。
１．○○に関する知識や技能を習得するための○○を行う。
２．○○協会○○支部の主催する○○コンテストに出場する。
３．○○文化の発展に貢献するため○○を開催する。
４．○○市が開催する社会活動に参加する。
５．その他、前条の目的を達成する為の事業を行なう。
第４条 入 会
会員として入会しようとする者は、本会所定の入会申込書を事務局に提出し、会長の承認を得るものとする。
第５条 会 員
会員は、本会の目的に賛同し本規約を承諾したうえで入会を申込み、会長の承認を経て事務局での会員登録が完了した個人とする。
第６条 会員の持分
本会の財産は総有に属するものであり、会員が持分の分割請求および払戻請求をすることは、いかなる場合もできないものとする。
第７条 会 費
本会の会員は毎月、月額2,000円の会費を当該月の最終練習日までに納付しなければならない。
第８条 経費の支弁
本会の経費は、会費及びその他の収入をもってあてる。
第９条 予 算
会長は収入ならびに支出の予算を立案して総会に提出し過半数の同意をもって承認を得るものとする。
第10条 事業報告および決算
会長は適宜の様式で事業報告書および収支報告書を作成し、それぞれに監査を経て総会で過半数の承認を得なければならない。
第11条 役 員
１本会に、次の役員を置く。
（１）会 長 １名
（２）副会長 ２名
（３）会 計 １名
（４）監 事 ２名
２会長は、本会を代表し、会務を総括する。
３副会長は、会長を補佐し、会長に事故あるときは、会長が予め指名した順序に従い、その職務を代理する。
４会計は、会の出納事務を処理し、それらに関する帳簿及び書類を管理する。
５監事は、会計処理及び資産の状況、業務の執行状況を監査する。
６監事は、会計処理及び資産の状況又は業務の執行状況について不正の事実を発見したときは、臨時総会の招集を請求し、これを総会に報告することとする。
７監事は、他の役職及び監査以外の業務を兼任する事はできない。
８役員は総会において、会員の互選により、過半数の同意をもって選任する。
９本会の役員の任期は１年とする。
（１）ただし、再任を妨げない。
（２）役員は、任期満了後においても後任者が就任するまでは、その職務を果たさなければならない。
（３）補欠により選任された役員の任期は、前任者の残任期間とする。
10役員が規約に違反した場合、又は本会の名誉を傷つける行為をした場合は、総会の議決により解任することができる。
第12条 役員会
役員会は、監事を除く役員をもって構成する。
総会の議決した事項の執行に関する事項及びその他総会の議決を要しない会務の執行に関し議決する。
役員会の決議は過半数の賛成でこれを決し、議事録を作成することとする。
第13条 事務局
本会の雑務を処理するための担当として、事務局を設ける。
事務局には事務局長を配置し、会長がこれを任免する。
第14条 総 会
１本会の総会は、定時総会及び臨時総会とし次の各号のいずれかに該当する場合に開催する。
（１）定時総会は、事業年度終了後すみやかに開催する。
（２）臨時総会は、会長が必要と認めたときに開催する。
（３）臨時総会は、総会員の３分の１以上から会議の目的たる事項を示して請求があったときに開催する。
（４）臨時総会は、第11条第６項の規定により監事から開催の請求があったときに開催する。
２総会の招集は会長が行う。
３総会の議長は、会長がこれにあたる。
４会員は総会に於いて各々１箇の表決権を有する。
５やむを得ない理由のため総会に出席できない会員は、あらかじめ通知された事項について書面をもって表決し、又は他の会員を代理人として表決を委任することができる。
６総会は会員の２分の１以上の者が出席しなければ、会議を開き議決することはできない。
但し書面表決書または委任状をもって出席とみなすことができる。
７議案の決議は出席者の過半数の賛成でこれを決し、可否同数のときは議長の決するところによる。
８総会の決議事項及び報告事項は、次のとおりとする。
（１）規約の変更
（２）会員の加入及び除名に関する事項
（３）事業報告及び決算、事業計画及び予算
（４）役員の改選
（５）解散
（６）その他必要と認めた事項
第15条 総会の議事録
１総会の議事については、議長が次の事項を記載した議事録を作成しなければならない。
（１）日時及び場所
（２）会員の現在数及び出席者数（書面表決者及び表決委任者を含む）
（３）開催目的、審議事項及び議決事項
（４）議事の経過の概要及びその結果
（５）議事録署名人の選任に関する事項
２議事録には、議長及びその会議において選任された議事録署名人２名以上が署名捺印しなければならない。
３議事録は総会から10年間は事務局が保管し、会員の請求があったときは議事録を閲覧させなければならない。
第16条 届出事項の変更
会員は、住所、氏名、電話番号など入会申込書の記載事項に変更が生じた場合は、ただちに事務局に届け出る事とする。
第17条 退 会
事務局への退会届けの提出をもって退会とする。
会員の退会は何人も是を妨げてはならない。
第18条 変 更
この規約は、総会において４分の３以上の承認がなければ変更できない。
第19条 解 散
本会の解散については、総会において４分の３以上の承認を得なければならない。
第20条 残余財産の処分
本会の解散時に有する残余財産の処分方法については総会の議決による。
第21条 会計年度及び事業年度
本会の会計年度及び事業年度は、毎年４月１日に始まり、翌年３月３１日に終わる。
第22条 設立年月日
本会の設立年月日は、平成２８年４月１日とする。
第23条 所在地
本会の所在地を次のとおりとする。
△△県□□市◇◇町 ５－４７－９８
附 則
１．本規約は、平成２８年４月１日制定し、即日これを適用する。
✿ 第23条の所在地では、具体的な地名地番を定めていますが、地名地番を直接定めずに「本会の事務所事務局を会長宅に置く」や「本会の事務所事務局を会計宅に置く」と定めて、事務所となる会長や会計の住所が確認できる役員名簿や会員名簿で補足する方法もあるそうです。その場合は、規約と同様に名簿にも団体の代表者の証明が必要になるそうです。（余談ですが所在地で、「事務所を…」としても通用するのは、【地方自治法第二百六十条の二第３項第四号】や【一般社団法人及び一般財団法人に関する法律第４条】等も関係しているようです。関心のある方は、電子政府サイトに【地方自治法】・【一般社団法人及び一般財団法人に関する法律】がございます。）
✿ 財産目録の作成等には触れていませんが、演劇部などは、保有する機材や道具、衣装など多くの資産がありますね。その様な性格の団体や、まとまった現金・預貯金のある団体は、財産目録など資産管理の定めも重要です。また、コンプライアンス関連や役員報酬、各種組織の役割、証拠書類の管理（書類の備え付け方や保存期間は、税法など関係する法令も踏まえて定めましょう。）などの条文があると会の運営がスムーズですね。
✿ 賛助会員や団友など、構成員の区分が複数ある場合は、それぞれの会費や表決権などの取り決めを規約に定めるのが一般的です。ちなみに窓口の方は、規約や議事録などに対して個別に具体的なコメントやアドバイスをする事が禁止されている様なので、オブラートに包んで柔らかく上手に質問しましょう。
③ 団体名簿の見本
✿ 実際の名簿には、会員番号や入会日、担当している係など、様々な項目が設けてあると思いますが、削除せずにそのままプリントしてしまっても差し支えないそうです。
✿ 名簿等の個人情報ですが、口座開設に無関係なセンシティブ情報は、取得しない様ですから安心していいと思います。
規約で定めた団体の所在地が「会長宅に置く」や「会計宅に置く」となっており、実際の会長や会計の住所を名簿にて確認する場合は、規約と同様、名簿にも団体の代表者の証明が必要になるそうです。
④ 総会議事録の見本
New 2020年8月3日から、新たに追加された必要書類です。
○○会 第６回 定時総会議事録
１、日 時
令和４年４月２３日
○○時○○分 開会
○○時○○分 閉会
２、場 所
▼▼県◆◆市▲▲町２０２３
シビックホール 第一会議室
３、現在の会員数
108名
４、出席者数
95名 （うち書面表決者0名、表決委任者4名）
５、総会に付議された議案
・第一号議案 令和３年度の決算報告及び監査報告の件
・第二号議案 令和４年度の事業計画及び予算承認の件
・第三号議案 任期満了に伴う役員選出の件
・第四号議案 ●●●の■■■を▲▼▲する件
６、議事の審議経過要領
会長○○○○は、規約第14条３項の規定に基づき議長に就任し、定足数に足る会員の出席により総会が成立する旨を述べる。
○○時○○分に開会を宣言した。
第一号議案
・令和３年度の決算報告に関して、招集通知に添付した収支決算報告書をもとに会長から詳細な説明が行われた。監事より、招集通知に添付した監査報告書のとおり、計算書類を精査した結果は正確かつ適正であったと報告がされる。
質疑応答後に議長が承認を求め、異議なく承認された。
・令和３年度の事業報告について、招集通知に添付した事業報告書をもとに会長から詳細な説明が行われた。監事より、招集通知に添付した監査報告書のとおり、事業記録を精査した結果は正確かつ適正であったと報告がされる。 質疑応答後に議長が承認を求め、異議なく承認された。
第二号議案
・令和４年度の事業計画について事業計画書を基に会長から詳細な説明が行われた。 慎重審議の後に、議長が承認を求め、異議なく承認された。
・令和４年度の予算について収支計画書を基に会長から詳細な説明が行われた。 慎重審議の後に、議長が承認を求め、異議なく承認された。
第三号議案
任期満了に伴う役員選出について、規約第11条に従い選任にあたる。
・○○○○と▼▼▼▼が会長に立候補し、両者が会の運営方針や抱負を述べた後に、投票を行った結果、○○○○の得票数65票、▼▼▼▼の得票数30票、よって○○○○が当選し会長に選任された。また、当該総会終結の時から就任する旨を議決した。
・会員△△から■■●●を副会長に推薦する上程があり、全員一致で選任され、同時に被選任者は席上この副会長就任を受諾する。また、当該総会終結の時から就任する旨を議決した。
・会員◆◆から●●■■を副会長に推薦する上程があり、全員一致で選任され、同時に被選任者は席上この副会長就任を受諾する。また、当該総会終結の時から就任する旨を議決した。
・会員▲▲から◎◎◎◎を会計に推薦する上程があり、全員一致で選任され、同時に被選任者は席上この会計就任を受諾する。また、当該総会終結の時から就任する旨を議決した。
・会員△△から■■◆◆を監事に推薦する上程があり、全員一致で選任され、同時に被選任者は席上この監事就任を受諾する。また、当該総会終結の時から就任する旨を議決した。
・会員◆◆から◆◆■■を監事に推薦する上程があり、全員一致で選任され、同時に被選任者は席上この監事就任を受諾する。また、当該総会終結の時から就任する旨を議決した。
第四号議案
・●●●の■■■は、かくかくしかじかを云々により慎重審議の後、議場に諮ったところ全員異議なく▲▼▲する事を可決決定した。
○○時○○分、議長が、総会の全日程を終了した旨を述べ、閉会の宣をした。
７、議事録署名人に関する事項
議長から開会にあたり、規約第15条２項に従い議事録署名人として、本日出席の★★★★氏と☆☆☆☆氏の２名を選任したいとの提案があり、これを議場に諮ったところ全員異議なく、承認可決決定しました。
８、総会で承認、決議された事項
１決算
令和３年度の計算書類は、正確かつ適正である旨を承認可決した。
令和３年度の事業記録は、正確かつ適正である旨を承認可決した。
✽活動実績
①令和３年5月16日
シビック春の清掃大会でサークル部門へ参加
②令和３年8月8日
第20回○○協会○○支部○○コンテスト一般の部へ出場
③令和３年10月3日
シビック運動会へ団体出場
④令和３年11月21日
シビックマラソンの沿道整理ボランティアに、任意団体枠で参加
⑤通年
毎週日曜日に全体練習を行う
２事業計画
令和４年度の事業計画は、適正である旨を承認可決した。
✽活動計画
①シビック春の清掃大会でサークル部門へ参加
②第21回○○協会○○支部○○コンテスト一般の部へ出場
③シビック運動会へ団体出場
④シビックマラソンの沿道整理ボランティアに、任意団体枠で参加
⑤○○会「第二回定期公演会」を開催
⑥毎週日曜日に全体練習を行う
予算
令和４年度の収支計画書に沿って効率的執行に努める旨を承認可決した。
３役員の選任
「会長」
次の者を会長に選任した。
会長住所 △△県□□市◇◇町１－２－３
会長氏名 ○○○○
就任時期を当該総会終結の時からとする旨を議決した。
「副会長」
次の者を副会長に選任（再任）した。
副会長住所 △△県□□市▲▲町２－２－３
副会長氏名 ■■●●
就任時期を当該総会終結の時からとする旨を議決した。
「副会長」
次の者を副会長に選任（再任）した。
副会長住所 △△県□□市▲▲町３－２－３
副会長氏名 ●●■■
就任時期を当該総会終結の時からとする旨を議決した。
「会計」
次の者を会計に選任した。
会計住所 △△県□□市☆☆町４－２－３
会計氏名 ◎◎◎◎
就任時期を当該総会終結の時からとする旨を議決した。
「監事」
次の者を監事に選任した。
監事住所 △△県□□市☆☆町１－２－３
監事氏名 ■■◆◆
就任時期を当該総会終結の時からとする旨を議決した。
「監事」
次の者を監事に選任した。
監事住所 △△県□□市☆☆町２－２－３
監事氏名 ◆◆■■
就任時期を当該総会終結の時からとする旨を議決した。
４●●●の■■■
かくかくしかじか云々で▲▼▲する旨を議決した。
上記決議を明確にするため、この議事録を作成し、議長並びに議事録署名人において以下に署名捺印する。
令和４年４月２３日
議 長 ○○ ○○ 印
議事録署名人 ★★ ★★ 印
議事録署名人 ☆☆ ☆☆ 印
議事録には決まったフォーマットがありませんので、発言の趣旨は簡潔に、会議に出席しなかった者が読んでも理解しやすい内容で作成しましょう。口座の代表者や所在地の変更などの資料に使う場合もありますので、役員の就任日や事務所の移転日も明示する必要があります。議事録作成者は、議決された役員の就任時期や所在地の移転時期も明確に記録しましょう。
⑤ 収支報告書の見本
New 2020年8月3日から、新たに追加された必要書類です。
✿ 規約や議事録など他の書類も同様ですが、最新のものを用意しましょう。
✿ 決算の科目ですが、「事業費」のように大まかな分類だけでなく、細分化した欄も追加すると、収支の管理がより適切にできると思います。（団体の目的や事業によっては、法令で定められた様式の収支報告書を作成し、備え付けているケースもあると思います。）
✎申込時に持参した書類は、コピーが終われば返却してもらえますが、そのまま差し入れても問題がない書類は、コピーの待ち時間が省けるので、そのまま差し入れる旨を申し出た方がよいかと思います。戻された書類をシュレッダーにかけたりする手間が省けますものね。
「最後に、つたない記事ではありますが、これから口座を開設される人格なき社団・権利能力なき社団の皆様のお役に立てれば幸いです。」